De werkkostenregeling (afgekort WKR) geeft de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Binnen de WKR behoort alles wat u aan een werknemer vergoedt tot het loon. Hierbij kunt u denken aan een reisabonnement voor het OV, maar ook aan gereedschap, een smartphone of een fitnessabonnement.
Er zit natuurlijk wel een max aan de hoogte van de vergoedingen die u mag geven. Om enkele werkgeverslasten voor 2023 te verlagen en investeringen aantrekkelijker te maken is voor heel 2023 de Werkkostenregeling tijdelijk verruimd naar 3% tot een loonsom van € 400.000.
Het totale bedrag dat u aan onbelaste vergoedingen mag geven, is in 2023 3% van de eerste €400.000 aan de loonsom van alle medewerkers samen. Deze hoogte van vergoeding heet de vrije ruimte. De vrije ruimte stijgt in 2023 hierdoor tijdelijk van € 6.800,- naar € 12.000,- bij een loonsom van precies € 400.000,-. Vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte € 7.680,-. Dit zorgt ervoor dat werkgevers meer onbelaste vergoedingen kunnen geven aan werknemers. Voor het bedrag boven €400.000 blijft het oude percentage van 1,2% gelden.
Binnen de vrije ruimte gelden geen voorwaarden voor de bestedingen. Gaat u over deze vrije ruimte heen, dan betaalt u 80% belasting over het extra bedrag. Let dus goed op dat u binnen het criterium blijft.
Wilt u uw medewerkers een vergoeding geven voor hun sport- of fitnessabonnement? Dan valt deze vergoeding binnen de vrije ruimte van uw werkkostenregeling. Het is mogelijk om het gehele abonnement te vergoeden, maar het is ook mogelijk om slechts een deel van het abonnement te vergoeden (werkgeversbijdrage). Op die manier biedt u een uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarde, maar wordt de vrije ruimte minder belast.