Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die worden uitgevoerd door VK Support B.V., handelend onder de naam BedrijfsFitnessAbonnement.nl, statutair gevestigd te Mill en kantoorhoudende te Uden, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 68158033.

Inleiding

BedrijfsFitnessAbonnement.nl is intermediair in (fiscaal) voordelige bedrijfsfitnessregelingen. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden, zoals uw werkgever. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

• Naam en contactgegevens: Indien u gebruikmaakt van onze dienstverlening verzamelen we uw voor- en achternaam, e-mailadres, (post)adres en telefoonnummer.
• Overige gegevens: Indien u deelnemer bent en een bedrijfsfitnessabonnement hebt, verzamelen we ook gegevens over uw geboortedatum, personeelsnummer en afdeling (optioneel) en naam van uw werkgever.
• Referenties: We verzamelen verwijzende websites en profiel-id’s, wachtwoorden, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor authenticatie en toegang tot het account.
• Demografische gegevens: We verzamelen algemene gegevens zoals uw leeftijd, geslacht en land.
• Abonnementsgegevens: We verzamelen gegevens over uw abonnement zoals abonnementsvorm, tarief, historie, begin- en einddatum van het contract, lidmaatschapsnummer bij de sportlocatie, gekozen sportlocatie, reden van opzeggen, reden en aanwezigheid bewijs voor opschorten of opzeggen (zoals verhuizing of medische noodzaak) en aanvullende opschortingsdata.
• Betalingsgegevens: We verzamelen gegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken, zoals uw bankrekeningnummer, naam rekeninghouder, aantal incassotermijnen en incassomachtiging.
• Apparaat- en verbruiksgegevens: We verzamelen gegevens over uw apparaat, zoals IP-adres, Internetbrowser en apparaat type, apparaat-id's, in- en uitloggegevens, regionale instellingen, taalinstellingen en informatie over hoe u en uw apparaat werken met onze website(s) en diensten/producten. Deze gegevens omvatten ook informatie over de besturingssystemen en andere software die op uw apparaat geïnstalleerd zijn, inclusief productcodes/versienummers.
• Gebruiksgegevens: We verzamelen gegevens over de functies van de software die u gebruikt en de webpagina's die u bezoekt.
• Ondersteuningsgegevens: Wanneer u onze hulp inroept voor ondersteuning, verzamelen we gegevens over u, uw abonnement en andere details die relevant zijn voor de ondersteuningsvraag. Het betreft hier gegevens zoals contact- of authenticatiegegevens, de inhoud van communicatie met onze klantenservice, gegevens over de website/dienst op het moment van de fout of klacht en tijdens de diagnose, evenals transportgegevens.
• Locatiegegevens: We verzamelen gegevens over uw locatie die ‘onnauwkeurig’ zijn. Onnauwkeurige locatiegegevens zijn onder meer een van uw IP-adres afgeleide locatie of gegevens die met minder precisie aangeven waar u zich bevindt, zoals op het niveau van een stad of postcode.
• Inhoud: We verzamelen inhoud van berichten die u naar ons verstuurd hebt, zoals feedback en productbeoordelingen die u geschreven hebt, vragen en informatie die u ons verschaft hebt voor klantenondersteuning.
• Voorkeuren: We verzamelen gegevens over door u ingevulde of aangevinkte voorkeuren, alsook herleide voorkeuren op basis van uw gebruiksprofiel.

Doelen van en rechtsgronden voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Uw gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen zoals:

• Communicatie en informatievoorziening, al dan niet via een online portaal;
• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen uitvoeren van onze dienstverlening;
• De verbetering van onze diensten/producten;
• Facturering en incasso van onze diensten;
• Het tonen en het gebruik van onze website(s) op een correcte en gepersonaliseerde manier;
• Uw behoeften beter begrijpen (al dan niet via cookies) om daarmee ons bedrijf, onze diensten, website(s), software en beveiliging te kunnen evalueren en verbeteren;
• Het verifiëren van uw identiteit, bijvoorbeeld bij klachten en terugbetalingen;
• Het onderhouden van relaties met klanten, sportlocaties, leveranciers en resellers;
• Het registreren en afhandelen van klachten, aanvragen en verzoeken;
• Het genereren van managementinformatie en rapportages;
• Het veiligstellen en beschermen van onze bedrijfsvoering alsmede fraude, ongeoorloofde activiteiten, claims en andere aansprakelijkheden identificeren dan wel te helpen minimaliseren of voorkomen.

Op basis van het bovenstaande informeren wij u dat uw persoonsgegevens ook gebruikt kunnen worden voor marketingdoeleinden of om u reclamematerialen toe te sturen of berichten over onze diensten, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

Het kan dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Mocht u geen e-mailberichten van ons willen ontvangen, dan kunt u dit aangegeven door een e-mail te sturen naar info@bedrijfsfitnessabonnement.nl. Daarbij kunt u zich te allen tijde afmelden voor e-mails die wij sturen door middel van een afmeldlink.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, zoals de sportlocatie waar u gebruik van wenst te maken en derden die zorgdragen voor het hosten van onze website, het runnen van bepaalde functies ervan, het verzenden van e-mails, prijsvragen of andere promoties, het uitvoeren van klantenonderzoek, het autoriseren en verwerken van betalingen, het beheren en analyseren van gegevens, resellers alsmede derden die ondersteuning bieden in facturatie en incasso. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken.

Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Ook behouden wij ons het recht voor om uw persoonsgegevens, over te dragen in het geval dat wij (een gedeelte van) onze bedrijfsactiviteiten verkopen of overdragen.

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen. 

Hyperlinks van derden

De website van BedrijfsFitnessAbonnement.nl kan hyperlinks bevatten waarmee u de omgeving van BedrijfsFitnessAbonnement.nl verlaat en op de website van een andere partij terecht komt. BedrijfsFitnessAbonnement.nl heeft geen zeggenschap over diensten en/of websites van derden waarnaar wordt gelinkt. Het kan dus zo zijn dat ten aanzien van deze diensten en/of websites van derden een andere privacyerklaring van toepassing is. BedrijfsFitnessAbonnement.nl is niet aansprakelijk voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om uitvoering te kunnen geven aan het verzorgen van de bedrijfsfitnessregeling. Gegevens van personen die een account hebben aangemaakt op de website of zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief worden bewaard tot het moment van beëindiging van het account of uitschrijving voor de nieuwsbrief. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).

Beveiliging

BedrijfsFitnessAbonnement.nl heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiertoe hebben wij bijvoorbeeld fysieke, elektronische en organisatorische beheermaatregelen getroffen om de informatie die wij online verzamelen te beschermen en te beveiligen. Wij gebruiken codering waaronder SSL-beveiliging bij het verzamelen of overdragen van belangrijke gegevens, pandbeveiliging, VPN verbinding, wachtwoordbeleid en nauwkeurige instructies voor medewerkers. Voor meer informatie over hoe BedrijfsFitnessAbonnement.nl haar beveiliging inricht, kunt u contact opnemen met BedrijfsFitnessAbonnement.nl.

Cookies

Via de website kan BedrijfsFitnessAbonnement.nl gebruikmaken van cookies. Hiermee wordt informatie in de vorm van een tekstbestand op de harde schijf van uw apparaat opgeslagen. Cookies worden gebruikt om de website op een gebruiksvriendelijke manier te leveren of om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er een concrete kans bestaat op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijzigingen

De meest recente versie van de privacyverklaring is de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.

Tot slot

Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via info@bedrijfsfitnessabonnement.nl, 0485 47 03 58 of een brief sturen naar BedrijfsFitnessAbonnement.nl, Bedafseweg 22 te (5406 TM) Uden.